Será mesmo que estamos seguros com relação às rotinas e práticas trabalhistas?
A maioria das organizações acredita estar fazendo tudo certo com relação às suas práticas trabalhistas, pelo simples fato de fazer o pagamento dos salários e o recolhimento de encargos em dia. A verdadeira situação só aparece quando sofrem uma fiscalização e então se faz necessário levantar todo o histórico da empresa e surpresa… descobrimos que nem tudo esta como deveria.
Antes que isso aconteça faça um diagnóstico da situação, chamo isso de tirar uma foto, documente tudo, estabeleça um plano de ação e conte com a orientação de um especialista que possa orientá-lo sobre o assunto.
Roteiro de Observação – Conhecendo a empresa
1. Estrutura da Empresa (CNPJ, Inscrição Estadual, Atividade Econômica e Classificação Fiscal);
2. Estrutura Societária (Contrato Social, Carta de Nomeação e Atas);
3. Informações Sindicais (Convenção Coletiva ou Acordo Coletivo);
4. Estrutura Organizacional (Organograma de Departamentos e Centro de Custos ou Resultados);
5. Estrutura de Cargos;
6. Livro de Inspeção;
7. Livro ou Ficha de Registro dos Empregados;
8. Contratos de Trabalho;
9. PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (NR-9);
10. PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (NR-7);
11. CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (NR-5);
12. Tipos de Vínculos (CLT, Estágio, Diretor c/FGTS, Diretor s/FGTS);
13. Relação de Horários e Escala de Revezamento;
14. Folha de Pagamento (incluindo 13º salário e PLR)
15. Resumos da Folha de Pagamento (incluindo 13º salário e PLR);
16. Recibo de Férias
17. Termos de Rescisão
18. Cartão de Ponto;
19. Guias de Recolhimento (CAGED, INSS, FGTS, IR e Obrigações Sindicais);
20. Nota Fiscal de Benefícios (Vale Transporte, Vale Refeição, Assistência Médica, etc.)
21. DIRF e
22. RAIS.
Análise dos Dados – Processo de Auditoria Interna
Certifique-se de que tudo esta em ordem, devidamente arquivado e em local de fácil acesso e então inicie a verificação do dcumentos e o processo de conferência:
1. Quem é a empresa? Existe filial?
2. Qual a carga tributária em relação à atividade econômica da empresa?
3. Quem é o Sindicato Patronal e dos Empregados?
4. Verifique todas as clausulas da Convenção ou Acordo Coletivo.
5. Qual a data base da categoria?
6. Quais são os departamentos da empresa (organograma)?
7. Quais são os Centros de Custo ou Resultado (verifique com a contabilidade)?
8. Quais são os cargos existentes na empresa (ativos ou não)?
9. Existem processos trabalhistas (verifique o livro de inspeção e as últimas anotações)?
10. Compare as fichas de registro ou livro com os contratos de trabalho.
11. Verifique se existem atualizações a serem feitas.
12. Verifique o laudo do PPRA e se existem pendências.
13. Certifique-se que o PCMSO esta em dia (ASO – Atestado de Saúde Ocupacional).
14. Verifique a formação da CIPA e datas afins.
15. Análise da Folha de Pagamento:
√ Cargos, Centro de Custo ou Resultado;
√ Bases (INSS, FGTS e IR);
√ Cálculos básicos (INSS, FGTS e IR);
√ Cálculos específicos (proventos, desconto de benefícios, clausulas do acordo coletivo);
√ Cálculos de Horas (comparar e verificar informações do ponto);
√ Relatório de férias por funcionário x recibo de férias;
√ Relatório de Demitidos x Termos de Rescisão (verificar homologações e pendências).
Antes que isso aconteça faça um diagnóstico da situação, chamo isso de tirar uma foto, documente tudo, estabeleça um plano de ação e conte com a orientação de um especialista que possa orientá-lo sobre o assunto.
Roteiro de Observação – Conhecendo a empresa
1. Estrutura da Empresa (CNPJ, Inscrição Estadual, Atividade Econômica e Classificação Fiscal);
2. Estrutura Societária (Contrato Social, Carta de Nomeação e Atas);
3. Informações Sindicais (Convenção Coletiva ou Acordo Coletivo);
4. Estrutura Organizacional (Organograma de Departamentos e Centro de Custos ou Resultados);
5. Estrutura de Cargos;
6. Livro de Inspeção;
7. Livro ou Ficha de Registro dos Empregados;
8. Contratos de Trabalho;
9. PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (NR-9);
10. PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (NR-7);
11. CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (NR-5);
12. Tipos de Vínculos (CLT, Estágio, Diretor c/FGTS, Diretor s/FGTS);
13. Relação de Horários e Escala de Revezamento;
14. Folha de Pagamento (incluindo 13º salário e PLR)
15. Resumos da Folha de Pagamento (incluindo 13º salário e PLR);
16. Recibo de Férias
17. Termos de Rescisão
18. Cartão de Ponto;
19. Guias de Recolhimento (CAGED, INSS, FGTS, IR e Obrigações Sindicais);
20. Nota Fiscal de Benefícios (Vale Transporte, Vale Refeição, Assistência Médica, etc.)
21. DIRF e
22. RAIS.
Análise dos Dados – Processo de Auditoria Interna
Certifique-se de que tudo esta em ordem, devidamente arquivado e em local de fácil acesso e então inicie a verificação do dcumentos e o processo de conferência:
1. Quem é a empresa? Existe filial?
2. Qual a carga tributária em relação à atividade econômica da empresa?
3. Quem é o Sindicato Patronal e dos Empregados?
4. Verifique todas as clausulas da Convenção ou Acordo Coletivo.
5. Qual a data base da categoria?
6. Quais são os departamentos da empresa (organograma)?
7. Quais são os Centros de Custo ou Resultado (verifique com a contabilidade)?
8. Quais são os cargos existentes na empresa (ativos ou não)?
9. Existem processos trabalhistas (verifique o livro de inspeção e as últimas anotações)?
10. Compare as fichas de registro ou livro com os contratos de trabalho.
11. Verifique se existem atualizações a serem feitas.
12. Verifique o laudo do PPRA e se existem pendências.
13. Certifique-se que o PCMSO esta em dia (ASO – Atestado de Saúde Ocupacional).
14. Verifique a formação da CIPA e datas afins.
15. Análise da Folha de Pagamento:
√ Cargos, Centro de Custo ou Resultado;
√ Bases (INSS, FGTS e IR);
√ Cálculos básicos (INSS, FGTS e IR);
√ Cálculos específicos (proventos, desconto de benefícios, clausulas do acordo coletivo);
√ Cálculos de Horas (comparar e verificar informações do ponto);
√ Relatório de férias por funcionário x recibo de férias;
√ Relatório de Demitidos x Termos de Rescisão (verificar homologações e pendências).
16. Análise dos Encargos da Folha:
√ Resumo da Folha x recolhimento do INSS (parte empresa, parte empregados e terceiros);
√ Resumo da Folha x recolhimento do FGTS (cruzar informações com a Guia de INSS em planilha);
√ Verificar recolhimento das obrigações sindicais (Contribuições devidas).
√ Resumo da Folha x recolhimento do INSS (parte empresa, parte empregados e terceiros);
√ Resumo da Folha x recolhimento do FGTS (cruzar informações com a Guia de INSS em planilha);
√ Verificar recolhimento das obrigações sindicais (Contribuições devidas).
Prepare um relatório detalhado e um plano de ação, neste caso observar as possíveis multas pelo descumprimento da legislação e juntamente com o especialista definir prioridades para solução dos possíveis problemas e suas consequencias pelo não cumprento e por último e não menos importante, manter os prontuários dos funcionários e os arquivos de recolhimento e documentos da empresa em ordem.
Apresente o relatório completo para a tomada de decisão dos responsáveis.
Esse roteiro poderá ajudá-lo a evitar possíveis dores de cabeça e certamente autuações desnecessárias e ainda fornecer aos responsáveis pela empresa, dados importantes sobre passivo trabalhista. Elabore um check-list e coloque em prática a rotina de conferência mensal e realize essa auditoria pelo menos a cada 6 (seis) meses e não esqueça de ter tudo sempre atualizado e documentado.
Bom trabalho.
Abraços!
Djalma Peres
Esse roteiro poderá ajudá-lo a evitar possíveis dores de cabeça e certamente autuações desnecessárias e ainda fornecer aos responsáveis pela empresa, dados importantes sobre passivo trabalhista. Elabore um check-list e coloque em prática a rotina de conferência mensal e realize essa auditoria pelo menos a cada 6 (seis) meses e não esqueça de ter tudo sempre atualizado e documentado.
Bom trabalho.
Abraços!
Djalma Peres
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